Трудният избор на WMS

сп. Логистика, 2012, бр. 1
20.01.2012

Може да е криза, но през последните години има бум в търсенето на WMS. Това констатират специалистите от соф-туерния бранш. Според тях една от причините за тази тенденция са различните мерки по европейските оперативни програми.

 

 

Може да е криза, но през последните години има бум в търсенето на WMS. Това констатират специалистите от соф-туерния бранш. Според тях една от причините за тази тенденция са различните мерки по европейските оперативни програми. Там обаче нещата ставали по-бавно заради голямата бюрокрация и условности, наложени от Европейския съюз. Друга причина е сътрудничеството на български фирми с чуждестранни контрагенти, от които се запознават с опита им при управление на склада. Това ги амбицира и те да потърсят WMS, с чиято помощ да оптимизират складовите си операции.

 

 

 

Преди да потърсим

 

 

 

Задачата на WMS е да организира процесите в един склад. Затова първото, което трябва да направи управителят на фирма, желаеща да внедри WMS, е да опише процесите в склада.


„Първата стъпка е да се направи схема как работи складът – ра-зяснява Николай Алексиев от Сторакт Лог, компанията с най много внедрявания на WMS на българския пазар. – Практиката показва, че някои фирми работят, без да си дават сметка какви са процесите в склада. В практиката това не им се налага, докато не се стигне до софтуера. При него всичко трябва да е дефинирано. Ако няма описани процеси, няма как да работи. Тук можем да помогнем и ние – фирмите, които предлагаме WMS.“


Различни са пътищата, по които фирмите стигат до идеята за внедряване на WMS. Най-често това става, когато се търси решение за преодоляване на някакъв проблем. Именно правилното описание на процесите в склада гарантира подбора на подходящо решение. Съвременните WMS са многофункционални с много модули. Те могат да се внедряват както в ограничен набор от модули, така и в пълния им вариант. Няма смисъл, ако процесите са прости, да се избира пълният вариант. Първо, това ще струва по-скъпо на клиента, и второ – той няма да може да оцени възможностите на някои модули, които не му се налага да използва в практиката.

 

 

 

Складова програма или WMS

 

 

 

„Търся складов софтуер“, така обикновено започват разговорите между клиенти и специалисти от софтуерните фирми. И тук идва първата неточност. Понятието „складов софтуер“ е много общо – в него влизат както WMS, така и обикновените складови програми. Нормално следва въпросът, а каква е разликата между WMS и складова програма. Последната е документно ориентирана. Тя отчита какво е влязло и какво е излязло от склада. Освен това работи с хартиени документи. Поръчките се принтират и се дават на складовите работници за изпълнение.


Докато при WMS нещата са на много по-високо ниво. „Три са основните черти, които характеризират едно съвременно WMS решение – разяснява Благой Лашев, търговски мениджър в Баркод Системи България. – Първо, WMS е софтуерно приложение, в което е заложена цялата методика за управление на всички складови процеси: от постъпването на стоките, преминавайки през тяхното разположение в склада, събирането им по поръчки и т.н., до тяхното експедиране. Втора е възможността за използване на баркод и мобилни технологии с цел елиминиране работата с хартиени документи. По този начин се увеличават и точността, и скоростта при изпълнение на операциите. И последно, това е работа в реално време – чрез използването на WLAN (безжично) оборудване всяка една операция в склада се отразява на момента на нейното изпълнение. В резултат на това е налична актуална информация за стокови наличности и тяхното разположение в склада, информация за поръчките, етапите им на изпълнение и т.н.“.

 

 

 

 

Какво върши WMS?

 



Основната цел на WMS е да подобри процесите в самия склад. Тя не се интересува от цени и данъчно облагане, а само от количествата на стоките, които влизат и излизат в складовото пространство и тяхното придвижване в самото помещение. „Гъвкавата и добре разработена WMS записва бързо и точно цялата информация за получените стоки, намира им най-подходящото място в склада, информира търговските агенти на ниво материални запаси, автоматично извлича нужните доставки и прави инвентаризация на запасите по баркодове и мобилни устройства – разяснява Радослав Янков от Тотал Софт. – Управлението на стоките и доставките се осъществява и контролира в рамките на една верига, с помощта на ефективни методи за обработка и функции за управление на входящите и изходящите стоки.“


Системата спестява много време за работа на складовите служители, а оттам и увеличава производителността. WMS им показва откъде точно да вземат дадена стока вместо да се лутат да я търсят. Така пикирането отнема далеч по-малко време, отколкото при липсата на WMS, а съответно и обработените поръчки нарастват значително.


Съществен плюс на WMS е няколко пъти по-краткото време, за което се извършва една ревизия, спрямо традиционната инвентаризация с лист хартия и химикал.

 

 

 

Да видим на място

 

 

 

Плюсовете при използване на WMS са много. Според теорията това е единственото средство, с което максимално се оптимизират дейностите и разходите в склада. Съкращават се излишните операции и намалява времето за тяхното изпълнение. Така се оптимизира работата на хората в склада. Освен това се минимизират грешките при набиране на поръчките и значително намалява времето за инвентаризация.


Описанието на процесите не изчерпва предварителната подготовка. „Преди да започне да търси WMS, препоръчително е клиентът да проучи кои са фирмите, които предлагат тези продукти на нашия пазар – съветва Диана Лепоева, мениджър продажби в Оптим-Ал. – Хубаво е да се запознае с доставчиците и с техните WMS решения. Ако може, да посети складове, които работят с техния софтуер. Така на практика ще види предимствата на продукта.“


Честа практика е доставчикът да направи демонстрация на продукта в склада на клиента. Така на място може да се види как този WMS подобрява работата и дали решава всички проблеми, поставени от клиента.


Много важно е доставчикът да притежава опит при внедряването на WMS и да има добра поддръжка. Не са малко случаите, когато фирми купуват софтуер и след година-две спират да работят с него, защото доставчикът е фалирал и няма кой да извършва поддръжката.

 

 

 

 

 

Какво влиза в WMS

Обикновено сериозните WMS предлагат базисен пакет и отделно допълнителни модули според желанията на клиента.

Базисен пакет


Основните модули, които обикновено влизат в базисния пакет, са следните:


❖ Приемане на стоката
❖ Заскладяване на определени места
❖ Вътрешни премествания от едно на друго място
❖ Пикиране на поръчки
❖ Експедиция на стоката
❖ Инвентаризация на складовите наличности


Допълнително в базовия пакет може да има опция за запазване на бройки от определена стока, намиращи се на дадено палетно място, за дадена поръчка. За да няма недоразумения, когато работникът отиде да вземе определени бройки, и да види, че някой друг преди него го е направил.

 

 


 
Допълнителни модули

 

 


В системите от по-висок клас има много допълнителни модули, които клиентът може да прибави към основния пакет. Една от тях е възможността мениджърът да влиза през интернет в системата на склада и да разпорежда дадени действия. Друга е възможността за виртуално графично визуализиране на склада на екрана на компютъра на управителя. Така той по-лесно може да добие представа коя стока къде се намира, както и кои места са запълнени и кои празни. Също чрез схеми и графики може да се ориентира за запълняемостта на склада и количествата на отделните стоки.


Продуктите от висок клас предлагат и опции за оптимизиране на процесите. Въз основа на предварително зададени критерии системата сама показва на работника на кои места точно да засклади дадена стока и откъде да вземе продукти за постъпилите заявки според изискванията на клиентите. Също така може да напомни на управителя, ако количеството на дадена стока е паднало под определения минимум. При големи складове системата допълнително може да определи маршрута на работника при пикиране на определена поръчка.


Освен с баркод системите от висок клас са в състояние да работят и с други идентификатори, като RFID.


Съществуват и опции, които дават възможност да се направи връзка със системата за управление на транспортните средства и от там да постъпват данни при изпълнението на всяка поръчка. Според спецификата на складовете може да се прибавят и други модули, например групиране на два продукта в един нов, оразмеряване и пакетиране на стока, която е постъпила в насипно състояние, а излиза на пакети. Както и много други опции.

 

 

 

Критерии за избор

 

 

 

Срещнали сме се с няколко фирми, запознали сме се с техните продукти и накрая се появява главният въпрос, какво да изберем. По принцип всеки избор се прави въз основа на предварително избрани критерии. Какви обаче да бъдат те?


„Препоръчвам основният критерий при избор на WMS да бъде възможността на софтуерния продукт да обхваща максимално спецификата на конкретната дейност – съветва Васил Йорданов от Форнекс. – Допълнително той трябва да има удобен интерфейс и добра оперативност.“


Така функционалността на продукта, т.е. да може той да покрие нуждите на клиента, се очертава като първия по значение критерий за избор на WMS. Обикновено следващият критерий е опитът на доставчика при внедряването на продукта и не на последно място идва цената.


Има и други важни критерии, които не бива да се пренебрегват. Един от тях е софтуерът да бъде гъвкав. Това означава програмата да може лесно да се пренастройва според вида на съхраняваните в склада стоки. Например днес компанията има клиент, който съхранява храни. Утре обаче идва друг, работещ с лекарства, а след седмица се появява трети, който търгува с пластмаси. Да не се окаже, че софтуерът не може да се настрои да работи с други стоки.


„Препоръчително е WMS да има възможности да расте – пояснява Милена Спасова от Бисано Софтуер. – След няколко години, когато бизнесът на клиента се разрасне, системата също трябва да има възможности да расте и да задоволява новите му нужди.“


Някои софтуери са ограничени – например могат да правят само 1000 операции на ден. В случай че обемът на работа на фирмата стане 2000 операции, ще трябва да се купува нов софтуер, което си е загуба на пари и време. Или пък програмата е само за определени стоки или операции. Затова при избор на WMS е хубаво клиентът да има поглед върху своето развитие през следващите години и да прецени дали даден софтуер може да покрие неговите нужди не само днес, но поне три години напред. Да не стане така, че след време програмата да му „отеснее“ и да направи още по-големи вложения за нов софтуер. Определено ъпгрейдването на съществуващ WMS е доста по-евтино, отколкото купуването на нов.

 

 

 

Софтуер според бизнеса

 

 

 

Препоръчително е софтуерът да бъде user friendly, т.е. удобен за работа. Да може работникът лесно да се научи да го използва, а не да му трябват няколко месеца обучение.


„Много важна е адаптивността на решението, т.е. то да може да се адаптира към различни ситуации – споделя Емилия Тодорова от Сторакт Лог. – Например в склада влиза стока на килограми, а се изнася на пакети. Или пък да се следи срокът на годност на продуктите. Затова продуктът трябва лесно да се адаптира към нуждите. Да е лесен за настройка, без да има нужда от допълнително програмиране.“


Един от основните въпроси, изникващи пред клиента, е какви модули да има в решението, което ще избере. Обикновено фирмите предлагат т.нар. базов пакет с основните функции, които следва да изпълнява WMS. Отделно има допълнителни модули, които се прибавят според желанието на клиента. Какво точно да се подбере зависи от правилно поставената от клиента задача за неговите нужди. „Въпросите и отговорите относно функциите и модулите трябва да се поставят първо от самия клиент – разяснява Минко Лазаров, управител на Техникъл Сълюшън. – В противен случай се стига до не особено привлекателната статистика, че реално 90% от клиентите нагаждат бизнеса си по софтуера. Трябва софтуерът да бъде нагоден към бизнеса, а не бизнесът – към софтуера.“

 

 

 

SaaS моделът

 



На Запад е доста популярен като начин на работа SaaS моделът (Software-as-a-Service). При него ИТ компании предлагат инсталация (ако приложението не е изцяло уеб базирано), интеграция, обучение и поддръжка на WMS системата само на цената на месечна такса и много ниска или нулева първоначална вноска. Допълнително клиентът може да вземе не само сървър под наем, но и хардуер, включително мобилни терминали, безжични предаватели, та дори и обикновени компютри. Предимствата на този модел са, че не е необходимо да се инвестира наведнъж сериозна сума, нито да се сключват договори за поддръжка, тъй като тя изцяло влиза в наема. Освен това самият проект е лесен за планиране и изпълнение.


Като недостатък може да се посочи необходимостта от постоянен достъп до интернет, тъй като всички тези WMS системи са уеб базирани. Освен това разработчикът (доставчикът) на софтуера разполага с достъп до всички данни на фирмата на сървъра си. Това би могло да доведе до изтичане на фирмена тайна.


Като цяло недостатъците на SaaS WMS системите са решими в голяма степен при добро предварително проучване от страна на фирмата купувач. Комбинацията от абонамент при качествен интернет доставчик плюс избор на доставчик на SaaS WMS системи с добра репутация гарантира добри резултати.

 

 

 

Нужен ли е съпорт

 

 

 

Обикновено, когато се внедри една система, минават от един до три месеца, докато работещите с нея навлязат в логиката є. Именно тогава човешките грешки са най-много. В този ред на мисли възниква въпросът за поддръжката на системата. Дали тя да се осъществява на базата на сключен абонаментен план с доставчика, или само да го викат при нужда. Някои фирми предлагат безплатен съпорт от няколко месеца след внедряването на системата. Експертите препоръчват поне първата година да има сключен договор за поддръжка. В първите месеци възникват и доста проблеми, произтичащи от неправилно поставената от клиента задача, т.е. от неправилно описаните процеси в склада. Практиката показва, че в огромна част от случаите се налага доработка на софтуера, тъй като клиентът е пропуснал някакъв процес в склада. Или пък се е сетил, че иска програмата да върши още нещо. Понякога пък като заработи системата, се оказва, че е по-добре да се смени алгоритъмът в някои операции, за да може по-успешно да се настрои софтуерът към работата на склада.


Хубаво е и след първата година да има договор за поддръжка. Все пак това е софтуер, винаги може да се появи някой бъг. Поддръжката гарантира, че при евентуална повреда техниците ще дойдат веднага. Клиентите с поддръжка се ползват с предимство и ако нямате абонамент, може и да почакате ден-два. Последното означава, че през това време работата в склада ще се осъществява много трудно. Поради тази причина логистичните и дистрибуторските фирми предпочитат да имат договор за поддръжка. Вярно, разход е, но пък може да спести доста по-големи загуби от нежелания престой. Освен това според договора в абонамента може да влизат и безплатни ъпгрейди на програмата, които повишават нейната работоспособност.


Някои от големите компании предпочитат да наемат софтуерен специалист на трудов договор, който да поддържа програмното им осигуряване, вместо да плащат за поддръжка. Това не е евтино решение и малко компании могат да си го позволят.

 

 

 

Време за решение

 

 

 

Бързата кучка слепи ги ражда. Тази поговорка важи с пълна сила за избора на WMS. Честа практика е фирмите да вземат решение за внедряване на WMS, след като приключи финансовата година и през януари видят, че имат печалба. Тогава ръководителят решава, че с тези пари ще бъде купен складов софтуер, като смята, че това ще стане за месец-два. Целта му е той да заработи в средата на пролетта, когато започва активният за бизнеса му сезон. Още на първите срещи с доставчици ръководителят се изненадва от факта, че едно внедряване на продукта трае от 3 до 6 месеца (обикновено става за три). И тогава започва едно бързане да се избере продукт, та внедряването да приключи поне до началото на лятото. В резултат се допускат доста грешки. В най-добрия вариант се налага след пускането на системата да се правят доста доработки, защото процесите в склада не са описани правилно. В най-лошия продуктът не съответства на нуждите на клиента, като вместо да помогне, усложнява работата му и се налага просто да бъде сменен. Затова специалистите съветват проучването за избор на WMS да започне далеч по-рано, преди още дружеството да е решило дали ще купува складов софтуер тази или следващата година. Смята се, че два месеца е минималният срок за избор.


Има и други подводни камъни при избора. „Клиентите у нас, като цяло, подценяват водещата роля на софтуерните продукти за управление на бизнес процесите си за сметка на хардуерните устройства, които служат за работа със съответния софтуер – смята Красимир Димитров от ИФД Инженеринг Джойнт Венчър. – Късно идва прозрението, че и най-добрият и скъп хардуер не може да компенсира калпавия софтуер.“

 

 

 

 

„Тежката“ цена

 

 

 

„Колко струва?“ Това като че ли е основният въпрос, който мъчи клиентите, защото диапазонът на цените на различните WMS е твърде широк. За България границите са от 10 000 до 50 000 евро според сложността на системата. Иначе на Запад горната граница е доста по-висока.


Цената е най-подвеждащият критерий при избора на софтуер. Особено по време на криза редица фирми поставят ударението върху него. В резултат на това после си бият главите защо вместо да се подобрят, процесите в техния склад са се влошили.


„За голяма част от клиентите внедряването и лицензирането на WMS решения представлява покупка и като всяка покупка най-важ-ният фактор е цената на придобиване – споделя Георги Халачев, изпълнителен директор на Орак Инженеринг. – Малка част от клиентите разбират, че WMS е инвестиция в ефективни процеси, оптимални складови запаси, минимизиране на липси и бракове и много други ползи. Подходът тук е да се максимизира реалният ефект от получените ползи спрямо инвестицията. В много от случаите ползите също могат да се калкулират в парични единици и тогава анализът става много по-осезаем.“


Пак с цел да дадат по-малко пари фирмите често търсят частични решения, които са евтини, но не водят до съществено снижаване на разходите, свързани със складовото стопанство и наличности.


Ако човек се порови, може да открие и обяви за „безплатен WMS“. Какво обаче се крие зад това примамливо предложение? Нещата са както при пиратския софтуер – появи ли се проблем, няма кой да го отстрани.


„При „безплатните“ софтуери липсва каквато и да е поддръжка, което е много опасно – обяснява Добри Демирев от Стедо Софт. – Всяка доработка трябва да се прави от вътрешен екип програмисти, което в повечето случаи излиза по-скъпо и много по-неефективно.“


Да не говорим, че в повечето случаи гъвкавостта на решението е твърде ограничена и няма кой да ви направи връзка с мобилните устройства. А и изгубеното време за инсталиране не може да бъде компенсирано.


В края на краищата тестването на безплатен WMS може само да потвърди поговорката, че безплатен обяд няма.

 

 

 

Скъпото спестяване

 

 

 

Честа практика е клиентът да опитва да спести пари по всяко перо от разходите за софтуер. Естествено, понякога това води до загубата на пари, отколкото до тяхното спестяване. Честа грешка е орязването на средствата за обучение на персонала. С цел финансови икономии много фирми предпочитат да платят за обучението само на един човек от фирмата, който да обучи останалата част от персонала. Този ход в повечето случаи води единствено до възникването на сериозни проблеми при успешното експлоатиране на новия софтуер, твърдят специалистите от фирма „Период“. Те отбелязват, че това е предпоставка за многократно увеличаване на времето за навлизането на новия софтуер.


И прекаленото харчене на пари не е за предпочитане. Честа грешка при избора на WMS решение е изборът на много по-сложно решение от необходимото. Това води до обратния резултат – увеличаване на времето за обработка и обслужване. Затова решението трябва да отговаря точно на нуждите.


Понякога се случва клиентите да поискат решение, което да не може да бъде изпълнено технически в техните условия. Например да се монтира хардуер с безжична връзка. А в същото време реалните условия на склада не го позволяват поради различни причини, като температура, електромагнитна изолация и др.

 

 

 

Доставчици и клиенти

 


Някои от доставчиците на WMS не скриха в кои български фирми са внедрили своите продукти. Други предпочетоха да запазят търговска тайна. Ето с кои конкретни клиенти се похвалиха някои от фирмите:


Сторакт Лог – Софарма Трейдинг, Интерфудс България, Белфриго, Тед Бед, Марти, БЕРС, Фикосота Синтез, Триа Инвест, Фриго Сток, Калинел
Баркод Системи България – Крафт Фуудс България – дистрибуционен център и производство, Кавен Орбико, КЦМ, Спектрум Брандс (Varta), Чипита България
Период – Гопет Лоджистик, Акт Лоджистик, Euroland, M&M БГ
ИФД Джойнт Венчър – Дружба Стъкларски заводи в София и Пловдив
Рила Солюшънс – Белла България
Стедо Софт – Руди 96 (водещ вносител на авточасти)
Орак Инженеринг – Адидас България, Рокар

 

 

 

Малък или голям склад

 

 

 

От какво зависи сложността на софтуера? Оказва се, че това не е физическата големина на склада, а сложността на процесите в него. Може да има огромен склад, но стоката да влиза и излиза от там без допълнителни операции (пикиране), което значително улеснява работата в него. Докато може складът да е с малка площ, но с много палетни места във височина и да има доста операции по пикиране и преместване на стоката. Придружено с малка пикинг зона, това особено усложнява операциите в склада и изисква софтуер с далеч по-големи възможности. „Над определен брой транзакции дневно се изисква по-висок клас система – разяснява Йорданка Христова от ФТС България. – На базата на предварително заложени правила и логики тя трябва да взема решения и да насочва задачи към конкретни потребители. WMS сам преценява в конкретния момент кои потребители разполагат с необходимите правомощия, компетенции и свободен ресурс за коректното изпълнение на дадена задача в срок.“


Така че отново се връщаме на първоначалната задача – какви са процесите в склада. Ако са прости, може да се вземе по-олекотен и евтин софтуер. Но при много на брой транзакции дневно ще ни трябва WMS от по-висок клас. Съответно и неговата цена ще е по-висока.

 

 

 

Връзката с ERP

 

 

 

Един от щекотливите въпроси е връзването на WMS с ERP (Enterprise Resource Planning). Тук отново се връщаме в началната част – защо ни е необходим WMS. „Тъй като складовите запаси са част от ресурсите на предприятието, всяка истинска ERP система съдържа и модул за управление на складовото стопанство – пояснява Маргарита Шаламанова от Рила Солюшънс. – Допълнителна WMS може да се интегрира към ERP само ако се налага разширяване на функционалността поради специфични изисквания на бизнеса.“


Обикновено фирми с ERP започват да търсят WMS, когато установят, че складовият модул на ERP-то е тесен за работата в техните условия. Нормално, все пак задачата на ERP е по-глобална – управление на ресурсите на фирмата като цяло, докато WMS е тясно специализиран върху нуждите на склада. Теорията казва, че WMS решенията предоставят по-голяма гъвкавост, отколкото складовия модул на ERP. Това се отнася особено за логистичните и дистрибуторските фирми, при които има голям брой транзакции в склада.


За фирмите, предлагащи WMS, интеграцията с ERP-то на клиента е рутинен процес. В него участват три страни – клиентът, доставчикът на ERP и доставчикът. Необходимо е просто последните две страни да намерят общ език и да отделят време, за да свършат тази работа. Все пак това е базова интеграция – от една страна, имаме импорт на данни за количествата стоки, а от друга – какво е извършено по тези поръчки. По принцип WMS решенията се славят като лесни за интеграция с различни комуникационни системи – ERP, системи за транспортен мениджмънт и др. „Освен с ERP-то WMS следва да поддържа интерфейси и за връзки с клиенти, доставчици и различни WEB приложения – смята Щерю Щерев, управител на Степ Софт. – Ето защо е препоръчително да се изисква съвместимост между WMS и стандартите за обмен на данни. Такива са GS1 (баркодове), EDI (стандарт за обмен на документи), RFID (радиочестотна идентификация) и др., позволяващи обмен на данни между различни системи.“


Щекотлив е въпросът, дали доставчикът на ERP и WMS да е един и същ. Има мнения както в едната, така и в другата посока. Но обикновено последната дума е на клиента. Той преценява кой софтуер удовлетворява неговите критерии.

 

 

 

Трудното внедряване

 

 

 

Внедряването на WMS е просто шок за служителите в склада, които никога не са работили с такава технология. Това обаче не бива да плаши работодателите. Практиката показва, че за няколко месеца работниците така свикват с програмата и мобилните терминали, че ако после някой им каже да се върнат на стария метод за работа, бурно ще протестират. Това е, защото WMS значително улеснява работата в склада.


Доставчиците на WMS обаче са забелязали и друг проблем при внедряването на продукта. Често се оказва, че мениджърите не са отделили достатъчно внимание на проекта, и по-точно на внедряването. Дори не са предупредили складовите работници какво предстои. Така доставчикът изпраща специалисти да обучават служителите, а те не са и чували, че ще има промяна в работата им. Иначе самото обучение за продукт от среден клас обикновено продължава 2–3 дена, докато за WMS от висок клас може да отнеме и седмица-две. Отделно при самото внедряване започват да изникват разни изключения при процесите, които налагат доработки и пренастройки на място. И това се случва поне в 90% от случаите.


Понякога у управителите се забелязва страх как ще дадат такива скъпи устройства като мобилните терминали в ръцете на работниците. Но времето показва, че хората се отнасят с внимание към тях – все пак с това си вадят хляба.

 

 

 

<< Обратно към новините